บริษัทขนาดใหญ่ในกรุงเทพฯ หลายบริษัท ยังคงมีการขยายกิจการอย่างต่อเนื่อง ซึ่งรวมถึงการขยายสถานที่ทำการเพื่อรองรับจำนวนพนักงานที่เพิ่มขึ้น อย่างไรก็ดี พบว่า บริษัทต่างๆ เหล่านี้ ใช้พื้นที่สำนักงานเฉลี่ยต่อจำนวนพนักงานหนึ่งคนลดลง ซึ่งเป็นปัจจัยหนึ่งที่ทำให้ความต้องการเช่าพื้นที่สำนักงานไม่ขยายตัวรวดเร็วมากนัก แม้ธุรกิจของบริษัทผู้เช่ามีการเติบโตเพิ่มขึ้นก็ตาม ตามรายงานจากบริษัทที่ปรึกษาและบริการดานอสังหาริมทรัพย์ เจแอลแอล

นางสาวยุพา เสถียรภาพอยุทธ์ ผู้อำนวยการฝ่ายบริการธุรกิจอาคารสำนักงาน เจแอลแอล กล่าวว่า “ในช่วงหลายปีก่อนหน้านี้ บริษัทต่างๆ ต้องการใช้พื้นที่สำนักงานเฉลี่ย 10 ตารางเมตรต่อจำนวนพนักงาน 1 คน แต่ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมานี้ บริษัทส่วนใหญ่ใช้พื้นที่สำนักงานเพียง 5-7 ตารางเมตรต่อพนักงาน 1 คน และมีแนวโน้มที่จะใช้พื้นที่ต่อจำนวนพนักงานน้อยลงเรื่อยๆ”

สอดคล้องกับรายงานการวิจัยของเจแอลแอลที่ระบุว่า ในปีที่ผ่านมา ตลาดอาคารสำนักงานทั่วกรุงเทพฯ มียอดการเช่าพื้นที่สุทธิรวมทั้งสิ้นเพิ่มขึ้น 139,000 ตารางเมตร ซึ่งลดลงราว 30% เมื่อเทียบกับยอดเฉลี่ยห้าปีระหว่างปี 2555-2559 ซึ่งมีการเช่าพื้นที่เพิ่มสุทธิ 200,000 ตารางเมตรต่อปี

ปัจจัยสำคัญที่ผลักดันให้บริษัทผู้เช่าพยายามหากลยุทธ์ที่จะสามารถช่วยให้ใช้พื้นที่สำนักงานต่อจำนวนพนักงานหนึ่งคนได้น้อยลง คือราคาค่าเช่าที่ปรับเพิ่มสูงขึ้นต่อเนื่องในช่วงหลายปีที่ผ่านมา ประกอบกับการที่อาคารสำนักงานในกรุงเทพฯ มีพื้นที่เหลือเช่าไม่มาก

รายงานจากเจแอลแอลระบุว่า ในขณะนี้ ตลาดอาคารสำนักงานของกรุงเทพฯ นับได้ว่าอยู่ในภาวะที่มีปริมาณไม่เพียงพอรองรับความต้องการ โดยทั่วกรุงเทพฯ ขณะนี้ มีพื้นที่สำนักงานว่างเหลือเช่าเฉลี่ยเพียง 8.6% ส่วนอาคารสำนักงานเกรดเอมีพื้นที่ว่างเหลือเช่าเฉลี่ยเพียง 6.6% ในขณะที่ค่าเช่ามีการปรับตัวสูงขึ้นติดต่อกันตลอดหกปีที่ผ่านมา และยังมีแนวโน้มปรับตัวสูงขึ้นต่อไปอีก 

“บริษัทขนาดใหญ่ที่ต้องการขยายออฟฟิศในอาคารเดิม สามารถทำได้ยากขึ้นเพราะหลายๆ อาคารมีผู้เช่าเต็มหรือเกือบเต็ม  นอกจากจะย้ายออฟฟิศไปยังอาคารอื่นบางอาคารที่อาจยังมีพื้นที่ขนาดใหญ่เหลือว่างพอรองรับได้ แต่การย้ายสำนักงานเป็นปฏิบัติการที่มีต้นทุนค่าใช้จ่ายสูง ดังนั้น บริษัทต่างๆ จึงพยายามใช้พื้นที่ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เพื่อให้สามารถรองรับจำนวนพนักงานที่เพิ่มขึ้นได้ในพื้นที่ที่จำกัด ทั้งนี้ ไม่เพียงแต่บริษัทที่ต้องการขยายกิจการเท่านั้นที่พยายามใช้พื้นที่ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น บริษัทเปิดใหม่หรือบริษัทที่ย้ายออฟฟิศไปยังอาคารใหม่ ต่างก็ใช้กลยุทธ์นี้ด้วยเช่นกันเพื่อควบคุมต้นทุน” นางสาวยุพากล่าว

นวัตกรรมออกแบบการใช้พื้นที่ออฟฟิศและเทคโนโลยีสื่อสารที่ก้าวหน้าขึ้น ช่วยให้บริษัทต่างๆ สามารถใช้พื้นที่สำนักงานต่อพนักงานหนึ่งคนน้อยลงได้ ด้วยกลวิธีที่หลากหลาย อาทิ การลดจำนวนห้องทำงานส่วนบุคคล การจัดสรรพื้นที่ส่วนกลางให้พนักงานสามารถใช้ร่วมกันได้มากขึ้นเพื่อลดพื้นที่ส่วนบุคคลลง การเช่าพื้นที่เก็บเอกสารหรือสิ่งของแทนการมีห้องเก็บของในออฟฟิศ หรือการจัดสรรที่นั่งแบบ hot-desk ที่พนักงานสามารถหมุนเวียนกันใช้ได้โดยไม่มีที่นั่งประจำส่วนตัว เป็นต้น

นวัตกรรมออกแบบการใช้พื้นที่ออฟฟิศที่ชาญฉลาดขึ้น ไม่เพียงช่วยให้บริษัทใช้พื้นที่ได้เต็มประสิทธิภาพและควบคุมค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการเช่าสำนักงานได้ดีขึ้นเท่านั้น แต่ยังสามารถทำให้สภาพแวดล้อมในที่ทำงานดีขึ้นได้ด้วย ซึ่งรวมถึงการเอื้อให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น สร้างความพอใจให้กับพนักงานและมีส่วนช่วยในการรักษาพนักงานไว้กับบริษัท

นางสาวยุพากล่าวว่า “จากการที่กรุงเทพฯ จะมีอาคารสำนักงานสร้างเสร็จใหม่จำนวนน้อยในช่วง 4 ปีข้างหน้า ในขณะที่บริษัทต่างๆ ยังคงมีแนวโน้มขยายการเติบโต ดังนั้น คาดว่า ตลาดอาคารสำนักงานของกรุงเทพฯ จะยังคงอยู่ในภาวะที่ซัพพลายมีไม่เพียงพอรองรับการขายตัวของดีมานด์ และค่าเช่าจะยังคงขยับตัวสูงขึ้นต่อไปอีก ดังนั้น บริษัทผู้เช่าจึงมีแนวโน้มหาวิธีใช้พื้นที่สำนักงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นไปอีก ทั้งนี้ ในระยะเวลา 10 ข้างหน้า คาดว่าบริษัทต่างๆ จะสามารถใช้พื้นที่สำนักงานต่อพนักงานหนึ่งคนลดลงไปอีกราว 20% จากปัจจุบัน”