ในขณะที่การกำหนดค่าบริหารส่วนกลางสำหรับคอนโดมิเนียมก่อนการจัดตั้งนิติบุคคลอาคารชุด เป็นหน้าที่ของผู้พัฒนาโครงการ พบว่า มีผู้พัฒนาโครงการคอนโดบางส่วนที่กำหนดค่าบริหารส่วนกลางอัตราต่ำกว่าความเป็นจริง บริษัทที่ปรึกษาและบริการอสังหาริมทรัพย์ เจแอลแอล ระบุว่า การตั้งค่าบริหารส่วนกลางในอัตราที่ไม่เหมาะสม อาจส่งผลเสียต่อโครงการคอนโดในระยะยาวและต่อชื่อเสียงของผู้พัฒนาโครงการเองในภายหลัง

นายเด็กซ์เตอร์ นอร์วิลล์ ผู้อำนวยการฝ่ายบริการบริหารอาคาร เจแอลแอล กล่าวว่า “โดยทั่วไป ผู้พัฒนาโครงการจะเป็นผู้กำหนดอัตราค่าบริหารส่วนกลางตั้งต้น โดยคำนวณจากต้นทุนค่าใช้จ่ายที่คาดว่าจะเกิดขึ้นจากการบริหารจัดการอาคาร แต่พบว่า คอนโดมิเนียมบางโครงการมีการกำหนดอัตราค่าบริหารที่ต่ำกว่าความเป็นจริง ซึ่งบางกรณีเกิดขึ้นจากการคำนวณต้นทุนที่ผิดพลาด แต่บางกรณี เกิดจากเจตนาของผู้พัฒนาโครงการที่ต้องการใช้ค่าบริหารส่วนกลางที่ต่ำกว่าความเป็นจริงมาเป็นจุดขายให้กับโครงการ”

ค่าบริหารส่วนกลางเป็นค่าใช้จ่ายที่นิติบุคคลอาคารชุดเรียกเก็บจากเจ้าของร่วมในคอนโดมิเนียม เพื่อนำมาใช้สำหรับใช้จ่ายในด้านต่างๆ ที่เกี่ยวกับการบริหารอาคารให้อยู่ในสภาพที่ดี สามารถใช้งานและให้บริการต่างๆ แก่ผู้อยู่อาศัยได้อย่างมีประสิทธิภาพอยู่ตลอดเวลา อาทิ สาธารณูปโภค งานรักษาความปลอดภัย งานรักษาความสะอาด งานดูแลสิ่งอำนวยความสะดวกส่วนกลาง งานซ่อมบำรุง งานธุรการและบัญชี ตลอดรวมจนถึงการจัดจ้างบุคลากรและ/หรือบริษัทผู้ดูแลงานบริหารจัดการอาคาร โดยนิติบุคคลอาคารชุดจะเป็นผู้จัดเก็บค่าบริหารส่วนกลางจากเจ้าของร่วมตามขนาดพื้นที่ยูนิตที่เจ้าของร่วมถือครอง

อัตราค่าบริหารส่วนกลางของคอนโดมิเนียมแต่ละโครงการอาจแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับปัจจัยสำคัญๆ ได้แก่ เกรด และขนาดของโครงการ

เจแอลแอลระบุว่า ในกรณีของกรุงเทพฯ ค่าบริหารส่วนกลางที่เหมาะสมโดยทั่วไปสำหรับคอนโดระดับกลางลงไป มีอัตราอยู่ระหว่าง 35-45 บาทต่อตารางเมตรต่อเดือน ในขณะที่คอนโดระดับกลางค่อนไประดับบนมีอัตราอยู่ที่ 60-65 บาท คอนโดระดับบน (ไฮเอ็นด์) อยู่ที่ 65-80 บาท ส่วนคอนโดระดับลักชัวรีและซูเปอร์ลักชัวรีอยู่ที่ 80-160 บาท 

นายเด็กซ์เตอร์อธิบายว่า “โดยทั่วไป คอนโดมิเนียมระดับหรูมักมีการให้บริการต่างๆ แก่ผู้อยู่อาศัยด้วยคุณภาพมาตรฐานที่สูงกว่าคอนโดมิเนียมทั่วไป ประกอบกับการมีสิ่งอำนวยความสะดวกที่จัดเต็มมากกว่า มีการใช้ระบบที่มีความทันสมัยและเทคโนโลยีที่สูงกว่า รวมไปจนถึงความจำเป็นในการใช้บุคคลากรและทีมงานบริหารจัดการอาคารที่มีความเชี่ยวชาญเป็นพิเศษในการบริหารคอนโดระดับหรู ทำให้ต้นทุนการดูแลบำรุงรักษาสูงตามไปด้วย”

ขนาดโครงการ เป็นอีกปัจจัยหนึ่งที่มีผลต่อการกำหนดอัตราค่าบริหารส่วนกลาง โดยเจแอลแอลระบุว่า คอนโดมิเนียมขนาดใหญ่ที่มีพื้นที่ขายมากกว่า มักสามารถกำหนดค่าบริหารส่วนกลางได้ถูกกว่าโครงการคอนมิเนียมขนาดเล็ก เนื่องจากค่าบริหารส่วนกลางเรียกเก็บต่อตารางเมตรตามปริมาณพื้นที่ในแต่ละยูนิตที่เจ้าของร่วมถือครอง ดังนั้น อาคารที่มีสัดส่วนพื้นที่ของเจ้าของร่วมมากกว่า จะมีความได้เปรียบในแง่ของการประหยัดจากขนาด (Economies of scale) กล่าวง่ายๆ คือ มีตัวหารต้นทุนมากกว่า 

แม้ปัจจัยสำคัญๆ ที่มีผลต่อการกำหนดค่าบริหารส่วนกลางจะมีไม่มาก แต่ต้องอาศัยการวิเคราะห์ตัวแปรต่างๆ ที่เกี่ยวข้องอย่ารอบคอบเพื่อให้สามารถกำหนดค่าบริหารส่วนกลางได้อย่างเหมาะสม ดังนั้น ผู้พัฒนาโครงการหลายรายมีการแต่งตั้งให้บริษัทบริหารจัดการอาคารเข้ามาเป็นที่ปรึกษา ซึ่งนอกจากจะให้คำปรึกษาเกี่ยวกับการเตรียมการในการบริหารจัดการอาคารก่อนการก่อสร้างแล้วเสร็จ ยังให้คำปรึกษาเกี่ยวกับการกำหนดค่าบริหารส่วนกลางที่เหมาะสมสำหรับโครงการด้วย 

“การดึงบริษัทบริหารจัดการอาคารเข้ามาเป็นที่ปรึกษาตั่งแต่เนิ่นๆ เป็นสิ่งที่ดี แต่ผู้พัฒนาโครงการจำเป็นต้องเลือกบริษัทผู้ให้บริการที่มีความเชี่ยวชาญในการบริหารจัดการคอนโดมิเนียมในระดับเดียวกันกับโครงการของตน ทั้งนี้ บริษัทผู้ให้บริการบางรายอาจมีความเชี่ยวชาญสูงในการบริหารคอนโดไฮเอ็นด์ หรือลักชัวรี ในขณะที่ผู้ให้บริการอาคารบางรายอาจมีความเชี่ยวชาญมากกว่าในการบริหารคอนโดระดับกลางลงไป” นายเด็กซ์เตอร์กล่าว

ในกรณีที่มีผู้พัฒนาโครงการคอนมิเนียมบางโครงการกำหนดค่าบริหารส่วนกลางไว้ต่ำเกินจริง นายเด็กซ์เตอร์เตือนว่า“การบริหารอาคารด้วยเงินทุนที่ต่ำ อาจสามารถดำเนินไปได้ในช่วงแรกๆ ที่อาคารเพิ่มสร้างเสร็จ เพราะตัวอาคารรวมถึงระบบต่างๆ ที่ติดตั้งในอาคารส่วนใหญ่มักไม่มีปัญหา และยังคงอยู่ในช่วงของการรับประกัน แต่เมื่อนานไปและระยะประกันสิ้นสุดลง อาคารหรือระบบต่างๆ เหล่านี้อาจจำเป็นต้องมีการซ่อมใหญ่ ซึ่งต้องใช้เงินทุนสูง อาคารที่มีการจัดเก็บค่าส่วนกลางต่ำเกินจริงจึงมักมีปัญหาเรื่องการขาดเงินทุนสำหรับเหตุการณ์เหล่านี้” 

นอกจากนี้ การกำหนดอัตราค่าบริหารส่วนกลางตั้งต้นต่ำกว่าความเป็นจริง สามารถทำให้เกิดความยุ่งยากตามมาได้ โดยนายเด็กซ์เตอร์อธิบายว่า เมื่อการก่อสร้างแล้วเสร็จ จะมีการจดทะเบียนจัดตั้งนิติบุคคลอาคารชุดขึ้น เพื่อทำหน้าที่ดูแลการบริหารจัดการทั้งหมด ในกรณีที่นิติบุคคลอาคารชุดเห็นว่าค่าบริหารส่วนกลางที่ตั้งไว้แต่เดิมมีอัตราที่ต่ำเกินจริงและมีความจำเป็นต้องปรับขึ้นค่าบริหารส่วนกลาง จะต้องผ่านความเห็นชอบของเจ้าของร่วม ซึ่งในหลายกรณีเจ้าของร่วมจำนวนมากในโครงการอาจไม่ยินยอมให้มีการปรับขึ้นค่าบริหารส่วนกลาง